Centralny Ośrodek Informatyki uruchomił Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP w modelu SaaS w Rządowej Chmurze Obliczeniowej. Projekt ma usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć zużycie papieru i zredukować obciążenia lokalnych zespołów IT. Docelowo, z systemu skorzysta 300 tysięcy użytkowników w dwóch tysiącach instytucji publicznych.
EZD RP jest centralnie utrzymywaną usługą dostępną przez przeglądarkę internetową, co oznacza, że urzędy nie muszą posiadać własnej infrastruktury IT do jej obsługi. W modelu SaaS infrastruktura, aktualizacje oraz mechanizmy bezpieczeństwa są zarządzane centralnie, co ma być szczególnie korzystne dla mniejszych jednostek administracyjnych.
Usługa obejmuje cały cykl życia dokumentów – od zarejestrowania pisma, przez przypisanie do pracownika, aż po zakończenie sprawy i archiwizację. Elektroniczny system ma usprawnić procesy administracyjne, ograniczając ręczne czynności i minimalizując ryzyko zagubienia dokumentów. Dla obywateli oznacza to szybszą obsługę ich spraw, a dla administracji – efektywną kontrolę i monitoring postępowań.
Centralizacja nie oznacza jednak dostępu do dokumentów innych urzędów. Dane pozostają odseparowane, a dostęp mają jedynie osoby z odpowiednimi uprawnieniami. Wspólne są natomiast standardy pracy, sposób utrzymania systemu oraz mechanizmy bezpieczeństwa.
Projekt EZD RP przenosi znaczne obowiązki w zakresie cyberbezpieczeństwa na centralnego operatora, kładąc nacisk na odporność infrastruktury i ciągłość działania. Wdrożenie technologii wymaga także szkoleń dla pracowników oraz uporządkowania procesów wewnętrznych instytucji.
Instytucje mają możliwość przetestowania systemu przed pełnym wdrożeniem, co pozwala na odpowiednie dostosowanie jego konfiguracji do swoich potrzeb. Cała inicjatywa jest warta 228,4 miliona złotych, z czego większość – 194,2 miliona – pochodzi z funduszy Unii Europejskiej.
Dodaj komentarz